Politique de confidentialité

La présente politique de protection des données définit et vous informe de la manière dont Domus Rome collecte, utilise et protège les informations que vous nous transmettez.

Veuillez noter qu'elle est susceptible d'être modifiée ou complétée à tout moment par Domus Rome, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, règlementaire, jurisprudentielle ou technologique.

Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique et chaque prospect ou client de notre société pourra en prendre connaissance sur le site internet de notre groupe. Pour le cas spécifique des copropriétaires inscrits dans l'espace sécurisé Orchestra, ils sont invités à y accéder lors de leur inscription ou à chaque nouvelle version mise à disposition.

I. INFORMATIONS LEGALES

Domus Rome a déclaré en son temps ses fichiers à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) et entend respecter strictement ses recommandations pour le Règlement Général de la Protection des Données.

En ce qui concerne les informations légales :

www.domusrome.fr

sont les adresses du site Internet du groupe Domus Rome.

Domus Rome

Société anonyme au capital de 274 000,00 €

RCS Paris : B 391 977 139

Siège social : 38 rue de Constantinople, 75008 Paris

Téléphone :01 43 87 40 85

II. DONNÉES PERSONNELLES

a) Finalité des données collectées :

Les données personnelles collectées ont pour objectif de contribuer à la réalisation et la délivrance des prestations de service attachées aux activités exercées par Domus Rome (copropriété, gestion locative, transactions immobilières).

Il s'agit donc d'éléments permettant l'identification, la notification, la communication mais également différents types d'action, telles que celles relatives aux interventions à réaliser dans les biens gérés ou encore au pré-contentieux ou au contentieux, nécessitant la détention d'informations indispensables à l'accomplissement des missions qui nous sont confiées.

b) Nature des données collectées :

Pour réaliser nos métiers dans toutes leurs composantes, nous sommes conduits à vous demander notamment, outre vos nom, prénoms, adresse postale, téléphone et adresse électronique, et suivant l'activité concernée par notre intervention, votre situation de famille, vos date et lieu de naissance, votre profession, votre régime matrimonial, votre statut vis-à-vis des biens gérés (propriétaire, usufruitier, indivisaire, …), vos numéros de lots et les tantièmes qui y sont attachés, la date d'acquisition des biens, le nom et adresse du notaire et les coordonnées du mandataire si il y a lieu, …
L'obtention de ces données est justifiée par des obligations légales, notamment l'article 32 du décret du 17 mars 1967, pris en application de la loi du 10 juillet 1965 encadrant la copropriété faisant obligation au syndic d'établir et de tenir à jour une liste de tous les copropriétaires et des informations qui y sont attachées.
Elle l'est également pour des raisons de bon accomplissement de nos missions ou de vérification et de contrôle préconisés par le service de renseignements du ministère de l'Economie, des Finances, de l'Action et des Comptes publics, TRACFIN (Traitement du Renseignement et Action Contre les circuits Financiers et clandestins).

Veuillez noter qu'en cas de refus de communiquer certaines données en dehors de celles indispensables à l'identification, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations ou services.

c) Dispositifs permettant la collecte des données :

Les données personnelles sont collectées par Domus Rome suivant un mode opératoire différent, selon l'activité concernée :

pour l'activité de gestion de syndicat de copropriété cela se fait principalement à l'occasion de la récupération d'un mandat lors du transfert des fichiers, dématérialisés ou non, par le précédent syndic ou lors d'une vente, à l'occasion de la notification de cette dernière par le Notaire et sur la base des renseignements portés par l'acquéreur sur la fiche individuelle d'état civil qui lui est envoyée par Domus Rome en même temps que la lettre d'accueil.
pour l'activité de gestion locative, elle se fait principalement lorsqu'un mandat de gestion nous est confié, le propriétaire étant amené à compléter une fiche de renseignements et à fournir un certain nombre de pièces justificatives. Le candidat locataire devra aussi donner des informations à caractère personnel, à partir de formulaires à compléter. Des demandes de modifications par courrier ou par mail peuvent aussi contribuer à la collecte de nouvelles données.
pour l'activité de transactions immobilières, les données personnelles sont recueillies soit lors d'une demande d'estimation, soit à partir d'une fiche de renseignements soumise au vendeur, lorsqu'il confie à Domus Rome la vente de son bien, ainsi qu'à l'acquéreur, préalablement à l'établissement et à la signature du compromis de vente.

d) Accès aux données :

en interne, les collaborateurs de Domus Rome, suivant leurs fonctions, ont accès aux données personnelles sur différents environnements informatiques nécessitant toujours un identifiant personnel et un mot de passe.

en externe, les copropriétaires ont un accès à leurs données personnelles à partir de l'espace sécurisé du site internet Domus Rome.

Précisions : dans le cadre de l'externalisation de certaines prestations, nous sommes conduits à communiquer des données à des tiers ou à leur en permettre l'accès.
Il s'agit de l'envoi des convocations d'assemblées générales et des appels de fonds, des différents moyens de paiement mis à disposition de nos clients, de la diffusion de certains messages électroniques, de la conservation des archives « papier » ainsi que la gestion de leur version numérisée, de la maintenance et développements informatiques de nos bases de gestion quand ils sont externalisés.
Ces tiers ont été choisis afin de nous garantir qu'ils avaient bien organisé la sécurité et l'intégrité des données qui leur sont confiées, en application du Règlement Général sur la Protection des Données ce dont chacun nous a donné acte.

Par ailleurs, nous sommes conduits à fournir des informations personnelles (nom, adresse, téléphone, adresse mail, par exemple) aux entreprises chargées d'intervenir dans les parties communes ou les parties privatives pour y réaliser des dépannages, des travaux de maintenance ou d'amélioration.

e) Demande de rectification des données :

Vous pouvez, à tout moment demander la rectification de vos données personnelles, par courrier à adresser à l'agence Domus Rome gérant vos biens ou par courrier électronique aux collaborateurs de la société en charge de la gestion de ces derniers.

Les copropriétaires peuvent aussi directement modifier certaines de leurs données personnelles à partir de l'espace sécurisé.

f) Durée de conservation des données

Elles sont conservées tout au long des prestations assurées par Domus Rome et autant que nécessaire après la fin de ces dernières, continuité de détention justifiée par la faculté donnée à Domus Rome de pouvoir et devoir produire des données pour des raisons comptables, contentieuses, techniques, ou pour assurer notre défense en justice.
Dans ce cas de fin de relation commerciale, elles sont alors transférées sur une base informatique dédiée dont l'accès est plus restreint.

g) Suppression des données

Elle est gérée conformément à ce qui est défini au paragraphe « f) Durée de conservation des données ».

h) Sécurisation des données

Pour celles qui sont dématérialisées, elles sont stockées sur nos serveurs informatiques et bénéficient de protections spécifiques, empêchant tout accès non autorisé ou toute utilisation frauduleuse. En ce qui concerne le paiement sécurisé, les informations fournies transitent par le site de la banque HSBC pour les seuls besoins de la transaction réalisée.

La sauvegarde des données est régulièrement effectuée et les sauvegardes sont conservées sur des supports externes aux environnements où elles sont saisies et accessibles.
Pour les données recueillies sur support papier, elles sont conservées dans les agences Domus Rome puis, suivant leur nature, elles sont confiées au prestataire en charge de l'archivage légal.

i) Sollicitations commerciales / communication :

Les sollicitations commerciales, qu'elles concernent la société Domus Rome ou ses partenaires, via les adresses électroniques détenues, ne sont réalisées que sous réserve d'avoir obtenu le consentement des destinataires.

A cette fin nos clients copropriétaires sont interrogés et doivent valider leur acceptation ou leur refus à partir de l'espace sécurisé du site internet Domus Rome, d'un mail ou d'un sms.

La communication à des fins informatives sur le fonctionnement des immeubles, les travaux, ou les services délivrés dans les biens immobiliers ou lots gérés se feront dans le cadre du mandat qui nous a été confié (notes d'information, horaires, restrictions de services, etc…) en utilisant, le cas échéant, les adresses électroniques ou numéros de téléphone ( appels ou sms) de nos clients dont nous disposons.

Nous pouvons opérer en outre la promotion de nos activités et celles de nos filiales ou de nos partenaires par courrier ou téléphone, à partir des coordonnées que nous détenons dans nos fichiers.

III. COOKIES

Le site internet Domus Rome n'utilise à ce jour, pas de cookies ou traceurs publicitaires. Nous nous réservons la possibilité d'en utiliser afin d'améliorer l'utilisation de notre site, sous réserve de l'annoncer clairement.

D'autres types de cookies sont en revanche utilisés mais uniquement pour l'exploitation techniques des sites.

Nous pouvons par ailleurs promouvoir, sur notre site internet, les services proposés par Domus Rome et ses filiales, ainsi que les offres de partenaires s'inscrivant dans le prolongement de nos activités.

IV. CONTACTS

Pour toute demande relative à la collecte, la gestion et la protection des données personnelles, vous pouvez :

Contacter Domus Rome :
- soit en envoyant un mail à l'adresse contact@domusrome.fr
- soit en envoyant un courrier à l'adresse : SAS Domus Rome
  38 rue de Constantinople
  75008 Paris
- soit en utilisant le formulaire de contact disponible, pour les copropriétaires, dans l'espace sécurisé LoDaWeb du site internet Domus Rome
Le délai de réponse n'excédera pas un mois.

Précision : les informations qui nous sont confiées ne seront pas prêtées, louées ou vendues à des tiers au groupe Domus Rome. Les fichiers ne seront exploitées que par les entreprises du groupe.
Contacter la CNIL :
Pour toute constestation ou désaccord avec notre politique de confidentialité, vous pouvez contacter la :
Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Téléphone : 01 53 73 22 22
Fax : 01 53 73 22 00
site internet : www.cnil.fr